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El rol del secretario

En el transcurso de tu carrera, así como en otros momentos de tu vida, es posible que te pidan que tomes las actas de una reunión. Incluso se te puede pedir que asumas un papel formal como secretario de un grupo u organización, ya sea voluntario o como un puesto remunerado.

Es esencial que sepas lo que se debe hacer y que puedas tomar notas claras y precisas porque el papel del secretario es principalmente crear un registro oficial de la reunión.

Responsabilidad del secretario

El papel del secretario en cualquier grupo formal es ser el guardián del proceso de las reuniones. Por lo general, es la persona que hace los arreglos para las reuniones, y mantiene registros formales del proceso y las decisiones del grupo: las actas de la reunión. Esto puede incluir el mantenimiento de registros de correspondencia.

Esta página se centra principalmente en los aspectos formales del papel del secretario y, en particular, en los relacionados con las reuniones.

Preparación: antes de la reunión

Hay una serie de cosas que el secretario debe saber antes de una reunión, la mayoría de las cuales se pueden averiguar fácilmente preguntando a la persona que debe presidir la reunión.

Los mas importantes son:

  • ¿Quién se espera que haga los arreglos para la reunión, incluida la búsqueda de un lugar y los arreglos para refrigerios adecuados y cualquier instalación audiovisual? Suele ser el secretario.
  • ¿Quién se encarga de preparar la agenda? Cada presidente tendrá sus propias preferencias, pero esto también suele ser una responsabilidad del secretario, que trabaja con el presidente. Puede haber otras personas que tengan derecho a agregar elementos a la agenda.
  • El secretario tiene la función de asegurarse de que la agenda no se sobrecargue, lo que puede incluir discutir con el presidente y otros qué podría posponerse para una reunión posterior y qué podría cubrirse en un informe escrito.
  • ¿Qué tipo de notas o actas se requieren? ¿Deben ser actas formales que establezcan quién dijo qué, o notas breves que registren las acciones acordadas?
  • ¿Con qué rapidez deben producirse y distribuirse las notas o las actas después de la reunión?
  • ¿Cuál es el proceso para pulir las notas para su publicación? A algunos presidentes les gusta aprobar las actas antes de que se envíen, mientras que otros prefieren que se distribuyan entre varios asistentes clave al mismo tiempo.

Si eres nuevo en tu rol de secretario, también vale la pena averiguar quiénes se espera que asistan, las organizaciones que representan y algunas de las cuestiones que se han planteado en reuniones anteriores.

Esto te ayudará a comprender lo que está sucediendo. Puedes hacer esto mirando las actas anteriores de las reuniones y también preguntando al presidente qué es probable que se debata.

El secretario es responsable de enviar los documentos de la reunión. Esto incluirá, entre otros, la agenda, las actas de la última reunión y cualquier documento para discusión o información.

El día de la reunión

El día de la reunión, hay varias cosas que el secretario deberá hacer:

  • Asegúrate de saber quién se espera que asista a la reunión. Si el edificio tiene guardias de seguridad, es posible que debas proporcionar una lista de asistentes.
  • Llega temprano al lugar y verifica que todo esté bien. Si eres responsable de los arreglos de la reunión, asegúrate de que todo esté allí, que la sala esté dispuesta correctamente, que todos los equipos audiovisuales funcionen, que haya suficientes sillas y que hayan llegado los refrigerios.
  • Es posible que desees pensar en quién se sienta dónde, e incluso marcar el plan de asientos, ya que esto marca una gran diferencia en la forma en que se desarrolla la reunión.
  • Asegúrate de tener muchas copias de repuesto de los documentos para aquellos que no hayan traído una copia. Si hay muchos artículos, puede ser apropiado organizarlos en una carpeta usando números de página / sección para que los participantes puedan encontrar fácilmente los artículos relacionados con la discusión actual.
  • Si estás utilizando tarjetas de identificación, colócalas en orden alfabético en una mesa junto a la puerta, donde los asistentes pueden recogerlas a medida que llegan.

Redacción del acta de una reunión

Bienvenida y presentaciones

El acta deberá incluir una lista completa de los presentes y todos los que enviaron se excusaron.

Para evitar que garabatees frenéticamente mientras las personas se presentan alrededor de la mesa, distribuye una hoja de registro pidiéndoles a las personas que den sus nombres, organizaciones y datos de contacto. Anota cualquier disculpa por la ausencia proporcionada durante las presentaciones: las personas a menudo se presentan como «el reemplazo de fulano de tal y, por cierto, envía sus disculpas».

El trabajo principal

La forma de tomar notas en la reunión depende de cuán formales deben ser las actas.

Si solo informa un breve resumen de la discusión, más cualquier punto de acción, entonces puedes permitirte escuchar la discusión y luego resumirla en forma de nota.

Sin embargo, si se espera que escriba los puntos principales planteados por los oradores individuales, tendrás que hacer un conjunto más completo de notas, incluidos los nombres o las iniciales de los oradores.

Es una cuestión de elección si usas una computadora portátil o un lápiz y papel para tomar notas, aunque es mejor consultar con el presidente con anticipación, especialmente en un puesto remunerado.


Consejos útiles para escribir minutas

  • Desarrolla tu propia taquigrafía para palabras clave o frases o jerga en tu campo de modo que puedas usar iniciales para frases comunes.
  • Utiliza iniciales para identificar a los hablantes en tus notas. Si no estás seguro del nombre, utiliza la organización: nadie se opondrá a ser identificado como «Representantes de x organización», pero las vistas no atribuidas podrían causarte problemas.
  • Si varias personas llegan al mismo punto, simplemente agrega «X & Y acordaron».

Apoyando el proceso

El trabajo del presidente es administrar el proceso de la reunión, pero hay varias cosas que el secretario puede hacer para ayudar.

Éstas incluyen:

  • Pasar en silencio una nota al presidente destacando cualquier problema con el horario de la agenda, o la hora prevista de llegada del café.
  • Recapitular y resumir la discusión. Esto es particularmente útil cuando las personas comienzan a hacer los mismos puntos nuevamente.
  • Solicitar una aclaración de un punto en particular si no lo comprende. Lo más probable es que si no lo haces, otros tampoco lo harán y, de todos modos, debes comprenderlo para acotarlo correctamente.
  • Una vez acordada una acción, comprobar quién la va a realizar. No es raro que una reunión acuerde que la acción es necesaria, y cuál es esa acción, sin asignar quién es responsable de ello. Tú, como secretario, puedes asegurarte de que esto no suceda.

Dependiendo del tipo de organización, si te encuentras en un nivel bastante menor o si el rol es voluntario y es un miembro electo de un comité, probablemente sea mejor discutir estas responsabilidades con el presidente con anticipación para asegurarte de que tu intervención será bienvenida.

Después de la reunión

¡Ahora el trabajo realmente comienza!

Es mejor comenzar a escribir las actas lo antes posible después de la reunión. Por muy transparentes que parezcan tus notas en la reunión, no serán tan claras 24 horas después, y si las dejas durante dos semanas te preguntarás si realmente eras tú en la reunión.

Las actas deben seguir el orden de la agenda. Incluso si alguien revisó un tema en particular más adelante en la reunión, debes incluir esa discusión en el tema original de la agenda. Asegúrate de incluir todos los puntos clave tratados en la discusión, las decisiones tomadas y las acciones acordadas, junto con quién es responsable de las acciones.

Las actas casi siempre están escritas en tiempo pasado, y generalmente en voz pasiva (“X indicó que tenía que ocurrir y; se acordó que Z sería el responsable”).

Es una cuestión de estilo si usas nombres, títulos más apellidos o iniciales para referirte a los que hablan. Consulta con el presidente o mira las últimos minutas para ver qué se ha hecho antes y usa el mismo enfoque de manera constante.

Verificación y aprobación

Si eres nuevo en la redacción de actas, puede ser aconsejable enviar las actas a una o dos personas de confianza para que las revisen y comenten antes de difundirlas más ampliamente.

Una de estas personas probablemente debería ser el presidente, a menos que ellos mismos te hayan pedido que se los envíes primero a otra persona. Una vez aprobadas las actas por el presidente, pueden distribuirse más ampliamente entre los asistentes y, si es necesario, publicarse en un sitio web. Ten en cuenta que es posible que los asistentes deseen corregir cualquier error, y las correcciones deberán incorporarse en el próximo conjunto de actas.

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